Een succesvolle ERP implementatie door de ogen van een projectleider.

Bij ABC E BUSINESS draait alles om succesvolle ERP-implementaties met Business Central. Met een persoonlijke en betrokken aanpak helpen we bedrijven in uiteenlopende sectoren om hun processen te optimaliseren en efficiënter te werken. Of het nu gaat om een NGO die zich inzet voor sociale rechtvaardigheid of een bekende chocoladefabrikant als Tony’s Chocolonely, we weten voor elke klant een ERP-systeem in te richten dat perfect aansluit bij hun behoeften. Onze projectleiders spelen hierin een belangrijke rol, zij zorgen er namelijk voor dat alles van A tot Z vlekkeloos verloopt en dat de klant altijd centraal staat.

1. Meet... Marleen!
2. Het diverse klantenbestand van ABC
3. Een persoonlijke aanpak, vanaf moment één
4. Van kick-off tot livegang
5. D-Day: de spannende dag van de livegang
6. De uitdagingen tijdens een livegang
7. Wat gebeurt er na de livegang?
8. Klant blij, wij blij!

Meet... Marleen!

Marleen is een van die projectleiders. Ze is sinds september 2023 als projectleider bij ABC E BUSINESS in dienst. Haar focus ligt op het maken van planningen en het opstellen van offertes tot het monitoren van scope en budget, geen dag is hetzelfde. “Wat ik het allerleukst vind, is het klantcontact. En dan met name in de vorm van gesprekken over de voortgang van een project.”

Het diverse klantenbestand van ABC

Het klantenbestand van ABC is divers, en dat maakt het werk volgens Marleen juist zo interessant. "We werken voor klanten uit allerlei sectoren. Zo hebben we Tony's Chocolonely als klant, een naam die iedereen wel kent. Maar we werken bijvoorbeeld ook met GoodHabitz, een online leerplatform dat zich richt op professionele ontwikkeling en persoonlijke groei. Of NGO's zoals Systemic Justice, die zich inzetten voor het bevorderen van raciale, sociale en economische rechtvaardigheid via strategische, door de gemeenschap geleide rechtszaken. Doordat we met zoveel verschillende bedrijven werken, hebben we veel kennis opgebouwd van de diverse processen in de branches waarin onze klanten actief zijn." Elke implementatie verloopt anders, maar altijd met dezelfde focus: een oplossing die perfect aansluit bij de bedrijfsprocessen.

→ Ontdek het klantenbestand van ABC

Een persoonlijke aanpak, vanaf moment één

Wat ABC E BUSINESS volgens Marleen uniek maakt, is de persoonlijke aanpak die al begint vóór de implementatie van Business Central. "We zijn wie we zijn. Dat klinkt misschien als een open deur, maar het is echt zo. We communiceren op gelijk niveau met onze klanten. Geen formeel gedoe, we werken immers als partners samen. Door op een persoonlijke manier en op gelijk niveau te communiceren, bouw je een betere band op en ontstaat er vertrouwen. Dit heeft als gevolg dat je meer open en eerlijk met elkaar durft te praten en beter mee kunt denken met de klant, waardoor je echt sparringspartners wordt, in plaats van enkel de leverancier. En dat is essentieel voor een succesvolle samenwerking.’’

Een ander uniek aspect is dat ABC al begint met trainingen voordat de daadwerkelijke implementatie van start gaat. ‘’Hierdoor krijgt de klant een beter begrip van de werking van Business Central, zodat ook de klant betere keuzes kan maken betreffende de inrichting van het ERP-systeem. We nemen de klant echt zoveel mogelijk mee in wat we doen en waarom we dit doen. Het is niet zo dat wij implementeren, terwijl de klant verder gaat met de dagelijkse werkzaamheden. We doen het samen, waardoor je meteen comfortabeler wordt in het gebruik van Business Central.’’

Van kick-off tot livegang

Wanneer een klant met ABC in zee gaat, begint het traject voor het projectteam met een overdracht vanuit sales. Marleen legt uit hoe dit proces verloopt: "Zo weten wij precies met welk bedrijf we te maken krijgen en wie de contactpersonen zijn. Samen met mijn collega John nemen we de nieuwe klanten onder onze hoede. Bij de toewijzing kijken we niet alleen naar wie er tijd heeft, maar vooral naar wie het beste bij de klant past. Daarna leggen we het eerste contact om kennis te maken en het project op te starten."

Het opzetten van het project gebeurt uiteraard in Business Central zelf, waarbij ook meteen een eerste planning wordt gemaakt. Zodra de klant akkoord gaat, kan het echte werk beginnen. "Met een vogelvluchtperspectief houden we alles in de gaten tijdens de implementatie. Regelmatig hebben we gesprekken met de klant over de voortgang en zorgen we dat we binnen het afgesproken budget blijven," vertelt Marleen. "Omdat de meeste implementaties maanden duren, kom je onvermijdelijk planningswijzigingen tegen, maar daar zijn we op voorbereid."

D-Day: de spannende dag van de livegang

Zodra alles gereed is, komt het spannende moment van de livegang in zicht. Hoewel de livegang voor veel klanten een grote dag is, probeert ABC dit zo ontspannen mogelijk te laten verlopen. "Op de dag zelf hoeft de klant eigenlijk alleen maar hun werkzaamheden uit te voeren, maar dan in Business Central," legt Marleen uit. "We zorgen dat er altijd een consultant aanwezig is om direct in te grijpen als dat nodig is. Klanten hebben tijdens het implementatietraject natuurlijk een heleboel bijgeleerd, maar zijn nog altijd relatief nieuw met Business Central. Dit, in combinatie met de spanning, maakt dat er nog wel eens wat angst ontstaat dat het systeem toch niet helemaal goed is ingericht. Dan helpt het om een baken van rust (onze consultant) aanwezig te hebben.’’

Marleen haalt veel voldoening uit het halen van een livegang: ‘’Een implementatietraject kan maanden duren en op zo’n dag weet je nooit helemaal wat je kunt verwachten. Het is een groot moment voor de klant, maar ook voor ons. Maar zo’n livegang geeft me veel energie. Je hebt er met het team zo hard aan gewerkt en dan is het geweldig om terug te kijken op een succesvolle samenwerking met een werkend systeem en een tevreden klant."

Livegangen kunnen het hele jaar plaatsvinden, dat ligt er net aan wanneer de implementatie is afgerond. Vaak zien ze veel livegangen aan het begin van het jaar, zo rond 1 januari klinkt voor veel bedrijven als een mooie startdatum. Nieuw jaar, nieuw ERP-systeem met daarin allemaal opgeschoonde data. Maar ook de afgelopen periode was een drukke, waarin veel klanten live zijn gegaan. Marleen verteld: ‘’Uit mijn eigen portfolio zijn (de eerder genoemde) Systemic Justice en Perspect Benelux live gegaan. Ook Baumüller Benelux en LifeGoods zijn onlangs live gegaan, daarvoor gaan de credits naar John en Antoine. Deze livegangen waren allemaal succesvol, dus deze klanten kunnen nu lekker verder vanuit Business Central en dat zien we graag!’’

De uitdagingen tijdens een livegang

Natuurlijk zijn er tijdens zo'n livegang soms ook uitdagingen. Marleen vertelt: ‘’Business Central is al een heel groot systeem dat op meerdere manieren ingericht kan worden. Daarin verwerk je dan ook nog álle bedrijfsgegevens van de klant, dat is vaak ook een enorme lijst aan data. Het is dan ook niet onmenselijk dat er wel eens iets misgaat. Voorbeelden zijn rollen en rechten die nog niet helemaal goed staan, waardoor een medewerker niet op de juiste pagina’s kan, of er popt toch een foutmelding op. Maar met de aanwezigheid van een consultant kunnen we bij zulke problemen gelukkig snel schakelen en het probleem direct verhelpen.’’

Wat gebeurt er na de livegang?

Na de livegang houdt het werk voor ABC niet op. "Sommige klanten zijn helemaal tevreden en worden dan overgedragen aan mijn collega’s Wouter of Petra, die zich ontfermen over bestaande klanten. Vanaf dat moment kan de klant ook altijd terecht bij onze supportafdeling voor kleine wijzigingen. Andere klanten weten al dat ze nog extra dingen willen aanpassen in de toekomst. Dat noemen we fase 2, waarbij we verdere optimalisaties doorvoeren.’’

Het komt ook vaak voor dat er apps of andere zaken van derde partijen worden geïmplementeerd. ‘’Hier komt dan ook voor ons nog werk uit. Denk aan API’s die ontwikkeld dienen te worden door onze developers. Dat valt allemaal onder fase 2. In deze gevallen zie je wel dat de projectleider die het implementatietraject heeft gedaan dan de tweede fase ook begeleidt.’’

Klant blij, wij blij!

Marleen is pas tevreden over een project als zowel de klant als het team tevreden is. "In de ideale situatie hebben we alles binnen het originele budget en de originele planning afgerond. Maar flexibiliteit is belangrijk, want vaak komen er tijdens het traject nog nieuwe zaken bij. Als we daar goed mee omgaan en het team tevreden is, dan ben ik dat ook. Uiteindelijk doen we het samen, met elkaar en met de klant. Dat is wat mijn werk als projectleider zo bijzonder maakt."

Wij helpen je graag!

Bij ABC E BUSINESS zorgen we ervoor dat een ERP-implementatie niet alleen soepel verloopt, maar ook écht aansluit bij jouw organisatie. Vanaf het eerste contact tot de livegang en daarna nemen we zoveel mogelijk zorgen uit handen. Ons team van experts begeleidt je stap voor stap, zodat jij je kunt blijven focussen op je core business. Met Business Central en onze persoonlijke aanpak haal je het beste uit je ERP-systeem, zonder gedoe. Meer weten? Plan vandaag nog een afspraak met onze Sales Advisor Sam voor een vrijblijvende kennismaking. 

ERP. MADE. EASY.
Dat is onze belofte aan jou. Wij geloven dat een ERP-systeem eenvoudig en toegankelijk moet zijn voor iedereen. We nemen de complexiteit weg en zorgen ervoor dat de overgang naar Business Central zo makkelijk mogelijk is voor jou en je bedrijf.
Met ABC E BUSINESS wordt ERP echt eenvoudig! Neem vandaag nog contact op en ervaar het zelf.