Bedrijfsprocessen automatiseren: hoe doe je dat?

Laatst herzien op: 28 april 2023

Van Jan de inpakker naar een geoliede machine.

Automatisering, we kunnen er tegenwoordig echt niet meer omheen. Maar waarom zouden we ook? Bedrijfsprocessen gaan op de schop en alles wordt geoptimaliseerd om zo strak mogelijk te plannen en zo snel mogelijk te kunnen schakelen. Verschillende afdelingen binnen je bedrijf worden onlosmakelijk verbonden aan elkaar door één overkoepelend ERP-systeem. We kunnen met recht spreken van een digitale revolutie, een revolutie waardoor bedrijven ontlast worden en het maximale rendement uit haar werknemers en capaciteiten kan putten.

Altijd online en verbonden met elkaar, dat is het idee van ERP. In één ogenblik krijg je inzichten in allerlei statussen. Van machines tot mankracht en van voorraad tot verkoop, in verschillende branches en op vele verschillende manieren is een ERP-systeem in te zetten.

Wil jij weten of jouw bedrijf toe is aan ERP-software? Dat kan, download hieronder de checklist en kom erachter:

Download de 'Ben jij klaar voor ERP?' checklist

Wat kan ERP-software betekenen in jouw branche?

Stel je voor: je hebt een groothandel met een magazijn, enkele jaren geleden is daar een webwinkel bijgekomen en dit heeft ook mogen leiden tot een flinke uitbreiding van het assortiment. In eerste instantie was dit allemaal nog prima bij te houden en te regelen, echter nam deze verandering ook meer met zich mee dan enkel de voordelen. Het personeelsbestand is inmiddels verdubbeld en het orderpicken is uitgegroeid tot een olympisch evenement waarbij er net zo hard wordt gelopen door de heren en dames op de magazijnvloer als menig sporter. Je voelt het al aankomen wanneer we stellen dat dit anders moet kunnen dan werken met een Excel-lijst en handmatig inventariseren.

Vandaag de dag is beschikking tot informatie van cruciaal belang om bedrijfsprocessen vlot te laten verlopen. Het is niet meer handelen op aannames, maar juist doordachte beslissingen nemen gebaseerd op harde feiten en cijfers. Precies weten wat de voorraadstatus is, wat hiervan aangevuld moet worden en welke productgroepen in trek zijn bij je klanten. Uiteraard vormen ook de bijkomende logistieke handelingen een belangrijke schakel in het proces, zowel intern als extern. Wanneer komt de nieuwe levering producten precies binnen en wie van het personeel is verantwoordelijk voor het inboeken en opslaan hiervan? Iedereen kan deze informatie gemakkelijk inzien door het gebruik van een centraal ERP-systeem, maar dit is slechts een fractie van wat er allemaal mogelijk is met intelligente ERP-software. Bij bedrijfssoftware is het vooral doel om lasten te ontnemen en kostbare tijd vrij te houden voor andere belangrijke zaken. Zo bespaar je kosten door efficiënter te kunnen werken en strakker te kunnen plannen en schakelen.

"Tijdrovende processen zijn vanaf nu verleden tijd!"

Door te kiezen voor Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-software, kies je voor volledige controle en uitgebreide functionaliteit voor inkoop, verkoop, logistiek, CRM en financieel. Vanaf het moment dat een order geplaatst wordt tot het moment dat deze verpakt en verzonden is, zal alles als een geoliede machine verlopen met de juiste automatisering aan de achterkant. Tijdrovende processen zijn verleden tijd en de kans op fouten wordt sterk verminderd. Informatie wordt toegankelijk op ieder moment van de dag en vanaf elk apparaat in het netwerk. Sinds de lancering van Business Central wordt er gewerkt in de Cloud van Microsoft, een innovatieve ontwikkeling die er voor zorgt dat de connectiviteit en bereikbaarheid tot een ongekend hoog niveau is getild. Met slechts een internetverbinding worden werknemers en afdelingen aan elkaar verbonden en in staat gesteld naadloos op elkaar in te spelen.

→ Lees meer over werken in de Cloud.

Het is van essentieel belang als groothandel of productiebedrijf om te allen tijde een goed beeld te hebben op bijvoorbeeld de voorraad. Met een eenvoudige 'klik op de  knop' wordt het duidelijk welke producten beschikbaar zijn voor verkoop en wat extra besteld dient te worden. Verleden tijd voor ellenlange Excel lijsten en handmatige invoer van data, verleden tijd voor foutgevoelige informatie die afhankelijk is van iedereen die ermee gemoeid is. De voorraadstatus zal altijd actueel zijn en zo zal er ook geen product in de vergetelheid raken en verdwijnen in de magazijnstellingen.

Met een ERP-systeem wordt actueel voorraadbeheer een fluitje van een cent, aangezien er per artikelnummer de voorraad wordt bijgehouden. Werknemers houden dit netjes bij door bij magazijnontvangst en bij het picken van orders de barcodes van de producten te scannen. In je ERP-systeem kan er per product worden ingesteld wat de minimale voorraad is die aanwezig moet zijn op locatie in het magazijn. Zo kan je kiezen om je voorraadbeheer te linken aan de inkomende klantenorders en kan je in je ERP-systeem bij een inkomende order aangeven of er voldoende voorraad is om de order uit te voeren. Deze informatie kan direct gecommuniceerd worden aan klanten, en uiteraard aan jouw werknemers die zorg dragen voor de afhandeling hiervan.

"De software kan automatisch nieuwe voorraad in bestelling zetten om het voorraadpeil gezond te houden"

Tijdens het picken van een order zal het ERP-systeem aangeven waar de medewerker de benodigde producten kan vinden in het magazijn. Wanneer de werknemer deze barcodes scant en hierbij aangeeft dat het orderpicking betreft, zal de software hier adequaat op reageren. Te beginnen met het afboeken van de voorraad en eventueel nieuwe voorraad in bestelling zetten bij de leverancier om het voorraadpeil gezond te houden. Vervolgens kan er, bijvoorbeeld direct na het inpakken en verzendklaar maken van het pakket, een seintje richting de klant gaan met een statusupdate en eventuele verdere informatie.

Inspelen op behoeftes van de klant en altijd de juiste producten op voorraad hebben, klinkt misschien als een science fiction scenario, maar niets is minder waar! ERP-software kan op basis van verkoophistorie bepalen welke producten goed verkopen, of welke voorraad dusdanig laag is geraakt en bijbesteld moet worden. Het systeem zal ook slim leren van de behaalde resultaten, wanneer er bijvoorbeeld een piek is geweest in orders voor een bepaald product in een bepaalde periode of seizoen (denk aan de decembermaand met Kerstmis- of Sinterklaasartikelen). Dan zal je ERP-systeem het komende jaar hier tijdig op in spelen door extra voorraad in te slaan. Zo ben je altijd op tijd en voorkom je nare verrassingen. Laat slimme software helpen in het maken van kritische beslissingen en maximaliseer de omzet van je bedrijf!

Klinkt als muziek in de oren, maar hoe doe je dat nou?

Natuurlijk is een investering in een ERP-systeem niet zomaar gedaan en toegepast. Het is een serieuze afweging die voor de nodige verandering in het bedrijf en de processen hiervan zal zorgen. Gelukkig weten wij dit bij ABC E BUSINESS als geen ander. Met jarenlange ervaring, het succesvol implementeren van ERP-software bij meer dan 150 bedrijven en bekroning tot Microsoft Gold Partner is voor ons geen brug meer te ver. Meer weten over onze aanpak en hoe wij jou gaan helpen met het bereiken van meer? Dat hebben wij helemaal voor je uitgewerkt in de Road to Success.

Ga gratis aan de slag met het ERP-systeem in de 30-dagen demo of bel Sam, onze sales advisor. Hij helpt je graag verder!

Plan een gratis adviesgesprek   Business Central demo aanvragen

ERP. MADE. EASY.
Dat is onze belofte aan jou. Wij geloven dat een ERP-systeem eenvoudig en toegankelijk moet zijn voor iedereen. We nemen de complexiteit weg en zorgen ervoor dat de overgang naar Business Central zo makkelijk mogelijk is voor jou en je bedrijf.
Met ABC E BUSINESS wordt ERP echt eenvoudig! Neem vandaag nog contact op en ervaar het zelf.