Stel je voor: je runt een succesvol bedrijf in de groene energie branche en dat is hard aan het groeien. Je hebt veel verschillende schakels in je bedrijfsketen die eigenlijk allemaal van elkaar afhankelijk zijn, nu is het zaak om dit alles keurig in het gareel te houden. Het zal geen schokkend nieuws zijn als we vertellen dat het allemaal niet zo simpel is als een paar klikken de knop… Of is dit toch wel het geval?
Tegenwoordig is het natuurlijk online wat de klok slaat, alles zit “in de Cloud” en we zijn allemaal bezig met zo efficiënt mogelijk werken en het meeste uit onze voorzieningen halen. Alles gaat supersnel en het is maar de kunst om hierin mee te doen. Hierbij blijkt echter al snel dat die paar klikken op de knop niet voldoende zijn. Misschien krijg je er een onrustig gevoel van en heb je het idee dat er meer te halen valt uit je bedrijf en het personeel? Met deze blog willen we dit gevoel helpen tegen te gaan door je een vers inzicht te bieden in ónze wereld, die van ERP-software natuurlijk!
Enterprise Resource Planning dus. Oftewel: software om bedrijfsprocessen en voorzieningen te centraliseren. Met ERP-software voer je als het ware een rode lijn door de bedrijfsvoering. De verschillende onderdelen van je bedrijf, actieve systemen, de mensen en je bedrijfsdata worden feilloos aan elkaar gekoppeld en kunnen ook communiceren met elkaar. Van werknemers op kantoor tot medewerkers op locatie bij de klant; waar zijn de werkbussen en wat is de actuele voorraad van de standaard voorraden in de werkbussen; wat is de status van de levering van de container met nieuwe producten? Antwoorden op deze vragen zijn centraal bij te houden in één systeem. Dit houdt dus in dat gegevens bij iedereen binnen het bedrijf hetzelfde zullen zijn waardoor er geen kostbare tijd wordt gespendeerd aan het dubbel- of misschien zelfs driedubbel checken hiervan. Een voordelige bijkomstigheid hiervan is dat er bijvoorbeeld strakker geschakeld en gepland kan worden. Door herhalende taken over te laten aan een computersysteem wordt de kans op fouten steeds kleiner.
Klinkt als een hypermodern stukje technologie? Inderdaad, dat is het absoluut. Software waar héél veel verschillende soorten bedrijven over de wereld absoluut niet meer zonder kunnen. Gelukkig is een dergelijk systeem tegenwoordig meer toegankelijker dan ooit. Daar waar zulke software voorheen vaak enkel weggelegd was voor mega grote organisaties met dito budget, is het tegenwoordig met een relatief laag maandbedrag af te nemen in een abonnement. Uiteraard met als bijkomend voordeel dat het in de Cloud gehost wordt waardoor je dus zelf geen mega geavanceerd serverpark meer hoeft te hebben en onderhouden.
Data is belangrijk, voor ieder bedrijf kun je talloze redenen bedenken wat er uit data te leren valt. Met een achterliggend ERP systeem gun je jezelf een stukje rust en bovendien ook ruimte om kostbare tijd te besteden aan andere zaken. Met de zekerheid van altijd kloppende informatie ga je geen tijd meer verliezen aan het dubbelchecken van deze data, alle gegevens worden centraal bewaard en bijgehouden in Business Central. Denk bijvoorbeeld ook aan het gebruik van een digitale werkbon. Alles wordt direct bijgewerkt wanneer een klant tekent voor akkoord. Zo is het voor monteurs direct duidelijk wat er wanneer dient te gebeuren als hij of zij bij de klant aanwezig is om bijvoorbeeld onderhoud te plegen of voor het aanleggen van een energiezuinige oplossing in de woning. Belangrijke afspraken als het aantal uren dat ze voor de klus krijgen en welke materialen hiervoor benodigd zijn zullen allemaal in één oogopslag te zien zijn. Laat je mensen hun talenten gebruiken daar waar het nodig is en laat het administratieve werk over aan Business Central. Houd je collega’s en het werk in harmonie en kies voor vlekkeloze procesafwerking in je onderneming!
Het mooie aan het werken met moderne ERP software is het schaalbare karakter ervan. Dit wordt bovendien sterk uitvergroot doordat een systeem als Business Central in de Cloud opereert. Wat dit nu daadwerkelijk betekent voor je bedrijf? Enerzijds bespaar je méga veel geld doordat er geen serverpark meer aangelegd hoeft te worden en bovendien ook niet moet worden onderhouden. Eens per x-aantal jaar een compleet nieuw systeem aanschaffen is dus iets van het verleden. Natuurlijk betekent het verplaatsen van het zware denkwerk naar een gecentraliseerde Cloud betekent ook dat je lokaal minder sterke PC’s hoeft te gebruiken over het algemeen. Reken uit je winst!
Wat brengt het online werken nog meer? Je hebt altijd toegang tot je bestanden vanaf verschillende apparaten, je bent dus absoluut niet gebonden aan je vaste werkplek op kantoor… Je zou zelfs, als je écht wilt, tijdens je vakantie even snel kunnen spieken naar het reilen en zeilen in het bedrijf.
Maakt je bedrijf een groeispurt door de energietransitie en stijgende vraag naar zonnepanelen, en heb je daardoor behoefte aan meer gebruikers die toegang hebben in je ERP systeem? De maandabonnement structuur van Business Central leent zich hier ook perfect voor want je schaalt op en af binnen no-time. Het is slechts een kwestie van een extra licentie afsluiten voor het gebruik van het product.
Ohja, en ook niet bepaald onbelangrijk wanneer je werkt in een Cloud is de mate van veiligheid waarin je voorziet. Je data staat op een zeer goed beveiligde externe serverfarm. Dit betekent dus dat er (bijna) niets te vrezen valt voor het verliezen van je kostbare bestanden. Op een zeer goed beveiligde Cloud server van Microsoft kies je vanzelfsprekend ook voor de veiligheid die op deze manier gewaarborgd wordt. De opslag van je bestanden is niet meer lokaal onder jullie eigen dak, maar veilig op afstand in een speciaal ingericht serverpark.
Zorg ervoor dat alles strak op orde is, van het maken van een planning tot het bijhouden van de administratie en alles hiertussen. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld de voorraad in de bussen van de monteurs. Maak een standaarduitrusting voor de bus en vul hiervan de voorraad proactief aan. Ontneem het handmatige natelwerk en voorzie in een stuk automatisering… Ideaal, zo begint iedereen zijn werkdag op een efficiënte manier!
Dit geldt natuurlijk ook voor de klant-kant van het proces. Met een gecentraliseerd systeem weet je precies wat de installatiehistorie is bij je klanten bijvoorbeeld. Van het moment van eerste installatie tot het vervangen van onderdelen, de complete administratie wordt bijgehouden en is ter plekke beschikbaar. Of je nu een smartphone, tablet of computer gebruikt. Dit is uiteraard wanneer het op facturering van een project aankomt ook een welkome toevoeging, de tijden van het handmatig opstellen in bijvoorbeeld Excel zijn voorbij. Met een druk op de knop draai je een perfecte factuur uit, direct klaar om opgestuurd te worden.
Ook met het oog op het maken van de planning van je mensen en resources kun je vertrouwen op de handigheid van slimme bedrijfssoftware. Met een uitbreiding als bijvoorbeeld de GANTT planningstool Visual Production Scheduler wordt het zeer gemakkelijk voor de planning om in één oogopzicht een overzicht te maken van de beschikbare mensen en machines.
Lees ook: De toekomst van ERP-systemen in de solar branche: trends & ontwikkelingen.
Ben je benieuwd hoe dit ook jouw bedrijf naar een hoger niveau gaat tillen? Lees meer over ERP-software in de solar industrie.
Wist je dat je ook 30 dagen lang gebruik kunt maken van een demo omgeving? Of verdiep je indien gewenst vast in de materie en bekijk ons YouTube kanaal voor een grote verzameling aan handige uitleg en instructievideo's.
ERP. MADE. EASY.
Dat is onze belofte aan jou. Wij geloven dat een ERP-systeem eenvoudig en toegankelijk moet zijn voor iedereen. We nemen de complexiteit weg en zorgen ervoor dat de overgang naar Business Central zo makkelijk mogelijk is voor jou en je bedrijf.
Met ABC E BUSINESS wordt ERP echt eenvoudig! Neem vandaag nog contact op en ervaar het zelf.