Lucovitaal over de samenwerking met ABC E BUSINESS

PK Benelux, het bedrijf achter het welbekende merk Lucovitaal, ontwikkelt en verkoopt medische hulp- en geneesmiddelen in binnen- en buitenland. Je kunt hun producten vinden in drogisterijen, apotheken, supermarkten en online winkels en ze exporteren naar meer dan 30 verschillende landen. Hun assortiment omvat vitamines, supplementen, sport- en functionele voeding, anti-aging en relaxproducten en wordt door één op de vier (!) huishoudens gebruikt.

In dit klantverhaal gaan we in gesprek met Angela Steenbergen, de financieel directeur van PK Benelux (Lucovitaal). Met maar liefst 27 jaar ervaring in het bedrijf, staat ze aan het roer van de dagelijkse gang van zaken. Angela heeft het interne project geleid om de overstap naar Microsoft Dynamics 365 Business Central soepel te laten verlopen. Ze deelt graag haar ervaringen tijdens dit implementatieproces en hoe Business Central bijdraagt aan de groei van hun bedrijf.

Lucovitaal is al meer dan 12 jaar trouwe klant van ABC E BUSINESS. Destijds kozen ze voor ABC vanwege de persoonlijke aanpak: "Bij een vorige partner hadden we soms te maken met zo’n 6 verschillende consultants. De ene kwam dan voor logistiek, de andere voor verkoop en dan wisten ze niet hoe die journaalpost eruit moest komen te zien of hoe die werkte. Toen had ik zoveel verschillende mensen aan tafel wat onoverzichtelijk voor mij werd. Bij jullie waren we in goede handen, een kleinere en persoonlijkere organisatie en dat werkte voor ons veel praktischer. We konden met jullie efficiënt samenwerken en onze vragen werden altijd snel beantwoord. Dat persoonlijke aspect vonden wij heel prettig.’’

Vorig jaar namen ze de beslissing om met een herimplementatie hun bestaande Navision (NAV) te vervangen door Business Central om hun bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. In februari 2023 zijn ze gestart met de implementatie, begeleid door drie consultants van ABC. Op 1 juli 2023 zijn ze succesvol live gegaan met hun nieuwe systeem.

"Veel mensen denken heel makkelijk over zo'n implementatie van een nieuw software systeem. Zo van, dat doen we wel even. Maar je moet je er wel van bewust zijn dat je er met z'n allen voldoende tijd voor vrijmaakt. Het is echt een teaminspanning en het kost meer tijd dan je denkt.''

Angela Steenbergen

Financieel Directeur

Het implementatietraject van Lucovitaal had als doel om de bedrijfsprocessen en de efficiëntie ervan te verbeteren. Ze begonnen met de kernmodules voor inkoop, verkoop en financiën. Daarnaast voegden ze Power BI en Tasklet Factory toe aan hun magazijn voor geautomatiseerd scannen, wat al een behoorlijke stap voorwaarts was. Het scannen van producten, wat voorheen handmatig werd gedaan, zorgt nu voor aanzienlijk minder fouten bij het picken van orders. Voor Lucovitaal is kwaliteit en betrouwbaarheid in hun bedrijfsprocessen van groot belang, vanwege hun ISO 13485-certificering voor medische hulpmiddelen en geneesmiddelenvergunningen. Angela zegt hierover: ‘’In geval van een recall of incident moeten we heel snel betrouwbare informatie uit ons systeem kunnen halen. Dat is voor ons ook wel echt een pré geweest om te kiezen voor een herimplementatie. Met de conversie naar het nieuwe systeem is al die bestaande data mee overgezet en daarmee is die informatie voor ons ook goed geborgd.’’

Angela beschrijft het implementatieproces als intensief maar zeer succesvol. Wat hieraan bij heeft gedragen is de betrokkenheid van haar team en de ABC consultants, maar ook haar gedetailleerde aanpak, waarbij ze elk bedrijfsproces grondig analyseerde en werkinstructies opstelde. Angela: ‘’Ik ben echt op de stoel van mijn medewerkers gaan zitten, om te begrijpen wat ze nodig hadden en hoe ze het systeem zouden ervaren. Je moet de gebruikers laten zien wat de toegevoegde waarde van het systeem is, want dan wordt je gebruiker enthousiast. En bij zo’n grote verandering is het belangrijk dat je je medewerkers enthousiasmeert, want het is toch een grote aanpassing.’’ Door de livegang in fasen te plannen en de verwachtingen van gebruikers te managen, creëerde ze een solide basis voor succes.

Volgens Angela is het wel echt belangrijk dat er tijd vrijgemaakt wordt in het bedrijf, als je de implementatie succesvol wil laten zijn. Ze deelt: "Veel mensen denken heel makkelijk over zo'n implementatie, dat doen we wel even. Maar je moet je wel bewust zijn dat je er met z'n allen wel tijd voor vrijmaakt. Het is echt een teaminspanning. Daarnaast ben ik heel blij met de fantastische inzet van de consultants van ABC. De conversie verliep vlekkeloos en alles sloot naadloos op elkaar aan. Hier heb ik weinig op aan te merken. We moesten op 30 juni Navision afsluiten en op 1 juli gingen we over op Business Central, dus het laatste dat je wilt zijn tussenrekeningen, balansverschillen, voorraadafwijkingen of grote bedragen die niet kloppen. Gelukkig is dit niet gebeurd, dus ik ben echt ontzettend trots op jullie team.’’

Ze vervolgt: ‘’De consultants van ABC hebben enorm veel tijd en moeite gestoken in dit project en ik vond het ook fijn dat ze er tijdens de livegang twee dagen bij waren. Hoewel we uitgebreid hadden getest, brengt de livegang altijd de nodige spanning met zich mee, vooral met betrekking tot orderverwerking. Op vrijdag werkten nog acht medewerkers met pen en papier, maar op maandag moest iedereen ineens over op een digitale scanner. Het was geruststellend dat de consultants erbij waren en dat ik snel kon schakelen. Maar dankzij onze grondige tests en duidelijke werkinstructies, verliep de livegang eigenlijk vrij soepel. Desondanks raad ik iedereen aan om ondersteuning bij livegang te overwegen.’’

''Bij ABC E BUSINESS waren we in goede handen, een kleinere en persoonlijkere organisatie. Dat persoonlijke is wat we nodig hadden. We konden efficiënt samenwerken en snel schakelen. Dankzij de hulp van ABC is het een succesvolle implementatie geworden. Ik ben super trots op jullie team.’’

Angela Steenbergen

Financieel Directeur

Het team van Lucovitaal heeft geleerd dat automatisering niet zonder uitdagingen komt, maar dat de beloningen het waard zijn. Nu, drie maanden na de livegang, plukt Lucovitaal de vruchten van hun inspanningen. Het magazijn functioneert efficiënter, fouten zijn aanzienlijk verminderd, en het scannen van producten verloopt vlekkeloos. Ze kijken er naar uit om het systeem verder te optimaliseren. Zo willen ze in de volgende fase de webshop integreren met Business Central om de voorraad automatisch bij te werken na verzending. Angela zegt: "We willen dus dat dat geïntegreerd wordt in Business Central en dat de voorraad automatisch wordt bijgewerkt als het verstuurd is. Daar is ABC nu ook mee bezig om daar vast mee verder te gaan." >>

Angela is enthousiast over de mogelijkheden die het systeem biedt: "Er is gewoon heel veel mogelijk in Business Central. Soms kan het daardoor complex lijken, maar het heeft heel veel groeipotentie. Je moet jezelf de tijd geven om het systeem te leren kennen."

De sleutel tot succes is betrokkenheid van het hele team, een goede voorbereiding en een geleidelijke implementatie. Angela benadrukt het belang van een sterke relatie met de implementatiepartner en het nemen van de tijd om het nieuwe systeem te begrijpen en te optimaliseren. De toekomst van Lucovitaal ziet er veelbelovend uit, en Angela is trots op het succes dat ze hebben bereikt dankzij hun toewijding en de samenwerking met ABC.