Delen
Door Riks Fontein op Jun 14, 2024 12:15:27 PM
Electronic Data Interchange, ofwel Elektronische gegevensuitwisseling (EDI), is een gestandaardiseerde methode voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten tussen bedrijven. Het vervangt traditionele papieren documenten zoals bestellingen, facturen en verzendmeldingen door digitale versies. EDI heeft de communicatie en transacties tussen bedrijven de laatste jaren behoorlijk veranderd.
In deze blogpost bespreken we de basisprincipes van EDI, soorten EDI berichten en standaarden, veiligheid, gebruiksscenario's, voor- en nadelen. We laten zien hoe bedrijven EDI gebruiken met een praktijkvoorbeeld en - niet al te onbelangrijk - bespreken de integratie met Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Wat is Electronic Data Interchange?
Electronic Data Interchange is een gestandaardiseerde manier voor het digitaal uitwisselen van zakelijke documenten tussen organisaties. In tegenstelling tot traditionele communicatie op papier, gebruikt EDI gestructureerde formaten en internationale standaarden om ervoor te zorgen dat de verzonden informatie voor iedereen begrijpelijk is.
Soorten EDI Berichten
Er zijn verschillende soorten EDI-berichten die worden gebruikt om specifieke informatie uit te wisselen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende:
- ORDERS (Purchase Order): Dit bericht wordt door een koper gebruikt om een bestelling te plaatsen bij een leverancier.
- ORDRSP (Order Response): Hiermee bevestigt de leverancier de ontvangst en status van een bestelling.
- DELFOR (Delivery Forecast): Dit bericht bevat informatie over geplande leveringen.
- INVOIC (Invoice): Dit is een factuur die door de leverancier naar de koper wordt gestuurd voor betaling van geleverde goederen of diensten.
- DESADV (Despatch Advice): Ook bekend als Advance Ship Notice (ASN), informeert de koper over de verzending van goederen.
- RECADV (Receiving Advice): Dit bericht bevestigt de ontvangst van goederen.
- PRICAT (Price Catalogue): Bevat informatie over producten en hun prijzen.
- REMADV (Remittance Advice): Betalingsinformatie die aangeeft welke facturen zijn betaald.
EDI Standaarden
EDI-berichten moeten volgens bepaalde standaarden worden verzonden, zodat de systemen van verschillende bedrijven elkaar kunnen begrijpen. Hier zijn enkele van de belangrijkste EDI-standaarden:
- EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport): Een internationale standaard ontwikkeld door de Verenigde Naties. Veel gebruikt in Europa en Azië.
- ANSI X12: Veelgebruikt in Noord-Amerika en omvat honderden verschillende transactiesets voor uiteenlopende bedrijfsprocessen.
- EANCOM: Een subset van EDIFACT aangepast door GS1 voor de retail- en consumentengoederenindustrie.
- VDA (Verband der Automobilindustrie): Een standaard specifiek voor de Duitse auto-industrie.
- HIPAA: Een Amerikaanse standaard voor de gezondheidszorgindustrie.
- XML (Extensible Markup Language) en JSON (JavaScript Object Notation): Flexibele talen voor de uitwisseling van gestructureerde gegevens tussen systemen, vooral populair in webgebaseerde toepassingen.
- AS2 (Applicability Statement 2): Een protocol voor de veilige verzending van EDI-berichten via internet.
- UBL (Universal Business Language): Een op XML gebaseerde standaard voor bedrijfsdocumenten.
- RosettaNet: Een op XML gebaseerde standaard voor de hightechindustrie.
- HL7 (Health Level Seven): Een standaard voor de uitwisseling van informatie in de gezondheidszorg.
Is Elektronische gegevensuitwisseling veilig?
Ja, EDI is veilig. EDI-berichten worden vaak versleuteld om ervoor te zorgen dat alleen de bedoelde ontvangers de gegevens kunnen lezen. Daarnaast maken EDI-systemen gebruik van authenticatiemethoden om te verifiëren dat de afzender en ontvanger zijn wie ze zeggen te zijn. EDI-transacties worden vaak gelogd en gecontroleerd, wat helpt om ervoor te zorgen dat alle transacties correct worden verwerkt en eventuele problemen snel kunnen worden opgelost. De berichten worden verzonden via beveiligde netwerken die speciaal zijn ontworpen om zakelijke communicatie te beschermen. Bovendien maakt EDI gebruik van internationale standaarden en protocollen, zoals AS2 (Applicability Statement 2) en SFTP (File Transfer Protocol), die specifieke veiligheidsmaatregelen en procedures voorschrijven.
De voor- en nadelen van EDI.
De voordelen.
Hierboven worden er al kort een aantal benoemd, maar de grootste voordelen zijn:
- Automatisering: Verkort de verwerkingstijd en vermindert handmatige fouten.
- Kostenbesparingen: Lagere administratieve en operationele kosten door minder papierwerk en handmatige invoer van gegevens.
- Nauwkeurigheid: Gestandaardiseerde dataformaten leiden tot minder fouten en afwijkingen.
- Snellere transactietijden: Verbetering van de doorlooptijd van bedrijfsprocessen en de reactietijd.
- Milieu-impact: Minder papiergebruik draagt bij aan het milieu.
De nadelen.
Ondanks de vele voordelen zijn er ook nadelen aan het gebruik van EDI:
- Opstartkosten: Denk aan implementatiekosten, de kosten voor software, hardware en het opleiden van medewerkers.
- Complexiteit: EDI kan een uitdaging zijn voor bedrijven zonder IT-expertise.
- Onderhoud en updates: Noodzakelijk om ervoor te zorgen dat EDI-systemen correct en veilig blijven functioneren.
Welke bedrijven hebben baat bij EDI?
- Bedrijven met grote transactieaantallen: EDI automatiseert de uitwisseling van gegevens, waardoor handmatige en kostbare handelingen worden verminderd.
- Bedrijven met een uitgebreide toeleveringsketen: EDI vergemakkelijkt efficiënte communicatie tussen leveranciers, fabrikanten en detailhandelaren, wat zorgt voor een gestroomlijnde toeleveringsketen.
- Bedrijven in sectoren met strenge regels en wetten: Sectoren zoals de gezondheidszorg en financiële sectoren gebruiken EDI om aan regelgeving te voldoen.
- Bedrijven die internationaal handelen: EDI wordt wereldwijd ondersteunt en is een soort van gemeenschappelijke taal voor zakelijke documenten en gegevensuitwisseling, waardoor misverstanden en fouten worden verminderd.
Branches waar EDI veelvuldig wordt ingezet.
EDI komt voor in meerdere branches en bedrijfstakken, waaronder:
- Detailhandel: Detailhandelaren gebruiken EDI om bestellingen, voorraad en facturering met leveranciers te beheren.
- Productie: Fabrikanten gebruiken EDI voor een gestroomlijnde toeleveringsketen.
- Gezondheidszorg: EDI wordt gebruikt voor het uitwisselen van gevoelige informatie vanwege de veiligheid.
Een winkeleigenaar bestelt producten bij een leverancier via EDI, wat resulteert in automatische generatie van inkooporders, bevestigingen, verzendberichten, facturen en betalingsinstructies. Dit geautomatiseerde proces minimaliseert fouten en versnelt transactietijden.
Stroomlijn gegevensuitwisseling met EDI en Business Central als ERP.
Microsoft Dynamics 365 Business Central integreert naadloos met EDI-systemen, waardoor bedrijven efficiënt en geautomatiseerd zakelijke documenten kunnen uitwisselen. Met Dynamics 365 Business Central kunnen EDI-documenten moeiteloos worden gegenereerd, verstuurd, ontvangen en verwerkt, wat resulteert in soepele bedrijfsprocessen.
De integratie biedt ondersteuning voor diverse EDI-standaarden en communicatieprotocollen, waardoor er flexibiliteit en compatibiliteit is met verschillende handelspartners.
Wij helpen je graag!
Het integreren van Microsoft Dynamics 365 Business Central met EDI biedt aanzienlijke voordelen voor kleine en middelgrote bedrijven. De automatisering en standaardisatie verhogen de operationele efficiëntie, verlagen de kosten en verbeteren de nauwkeurigheid. Met ABC E BUSINESS als jouw vertrouwde partner kun je nu optimale efficiëntie en succes in jouw bedrijfsvoering bereiken.
Ons team staat klaar om de mogelijkheden te bespreken en je te begeleiden bij het kiezen van de oplossing die bij jouw bedrijf past.
ERP. MADE. EASY.
Dat is onze belofte aan jou. Wij geloven dat een ERP-systeem eenvoudig en toegankelijk moet zijn voor iedereen. We nemen de complexiteit weg en zorgen ervoor dat de overgang naar Business Central zo makkelijk mogelijk is voor jou en je bedrijf. Met ABC E BUSINESS wordt ERP echt eenvoudig! Neem vandaag nog contact op en ervaar het zelf.
